Ison Omenan palvelutori: Tapahtuma- ja kokousjärjestäjän tietopaketti

Yleiset ohjeet kaikkia tiloja koskien

Palvelutori on julkinen tila, jossa vaalikampanjointi sekä kaupallinen toiminta on kiellettyä. Järjestöjen varainkeruusta on aina sovittava etukäteen.

Ison Omenan palvelutori tarjoaa avoimien tapahtumien järjestämiselle

  • neljä kokoustilaa: Aalto, Kari, Meri ja Kaisla
  • Ison Omenan kirjaston Stage-esiintymislavan

Lisäksi järjestöjen on mahdollista esitellä toimintaansa aulatilassa etukäteen sovittuna aikana.

Palvelutorilla tarjotaan julkisia peruspalveluja, jotka eivät saa häiriintyä tapahtumista. Jos varaat tapahtumallesi tilan Palvelutorilta, sitoudut noudattamaan ohjeita, joten tutustuthan niihin huolella.

Palvelutorilta löytyy oma järjestyksenvalvonta, jonka puoleen voit kääntyä akuuteissa turvallisuusasioissa.

Ennen tapahtumaa

Tilojen varaaminen

  • Kokoustilat Aalto, Kari, Meri ja Kaisla varataan Varaamon kautta. Kokoustilojen varaukset ovat asiakkaiden omalla vastuulla, Palvelutori ei tee asiakkaiden puolesta varauksia Varaamoon.
    • Kokoushuoneet eivät ole äänieristettyjä, joten huomioithan tämän tilojen käytössä. Stagen tapahtumista saattaa kuulua ääniä kokoushuoneisiin.
  • Sovi aulatilojen käytöstä Palvelutorin hallinnon kanssa sähköpostitse
    • Sovi samalla onko teillä tarvetta esittelypöytiin ja minne ne sijoitetaan.
  • Ohjeet tapahtumien järjestämiseen Stagella löytyvät Helmet-sivuilta.

​HUOM! Palvelutori ei valitettavasti voi tarjota keittiötiloja, eikä astioita tapahtumajärjestäjille. Voit tuoda tarjoilut mukanasi tai tilata ne esimerkiksi jostakin kauppakeskuksen kahvilasta.

Tiedotus ja markkinointi

Kun olet varannut tilan, muista myös markkinoida tapahtumaasi, jos se on kaikille avoin.

  • Espoo.fi-nettisivuilla
  • Facebook-sivuillamme
    • Jos olet luonut tapahtuman Facebookissa, voit myös kutsua Facebook-tapahtumaasi mukaan Ison Omenan kirjaston ja Espoon palvelutorit rinnakkaisjärjestäjäksi, jolloin tapahtumasi näkyy myös kyseisillä Facebook-sivuillamme.
    • Ota yhteyttä Palvelutorin hallintoon jos haluat markkinoida tapahtumaasi  "Espoon palvelutorit" Facebook-sivulla: liitä viestiisi lyhyt kuvaus tapahtumasta ja kuva, tai valmis mainos tapahtumasta tallennettuna kuvamuotoon (jpg, png) koossa 1920x1080px
  • Palvelutorin sähköisillä infonäytöillä
    • Ota yhteyttä Palvelutorin hallintoon jos haluat markkinoida tapahtumaasi Palvelutorin sähköisillä infonäytöillä: liitä viestiisi lyhyt kuvaus tapahtumasta ja kuva, tai valmis mainos tapahtumasta tallennettuna kuvamuotoon (jpg, png) koossa 1920x1080px
      • Mitat kattonäytöille 1920x1080px
      • Mitat pystynäytölle 1080x1920px
  • Ison Omenan kirjasto voi lisäksi mainostaa tapahtumaa omilla nettisivuillaan.

Voit myös mainostaa tapahtumaasi asiakaskuulutuksin Palvelutorilla. Näistä sovitaan aina tapauskohtaisesti.

Mainonta muualla Ison Omenan kauppakeskuksessa on maksullista. Kauppakeskuksen promootio- ja mainospaikkoihin voit tutustua suoraan Citycon Median nettisivuilla.

Menokoneet ja muu vastaava tiedotus sinun täytyy hoitaa itse.

Kuvaaminen Palvelutorilla

Jos kutsut tapahtumaasi mediaa, ilmoitathan siitä Palvelutorin tai kirjaston (jos kuvaus järjestetään Stagella) henkilökunnalle etukäteen. Näin pystymme parhaiten auttamaan toimittajia työssään ja samalla varmistamaan, että asiakkaidemme yksityisyydensuoja ei vaarannu.

Tapahtuman kuvaaminen on sallittua julkisen tilan asettamien sääntöjen mukaisesti. Asiointipisteen, Kelan, mielenterveys- ja päihdeklinikan, neuvolan, terveysaseman ja HUS-laboratorion sekä HUS-kuvantamisen tiloissa kuvaaminen on rajoitettu asiakkaiden yksityisyydensuojan takia. Ilman etukäteen pyydettyä erillistä lupaa kuvaaminen näissä tiloissa on kielletty. Lisäksi jokaiselta kuvissa esiintyvältä henkilöltä on oltava kuvaamiseen ja kuvien julkaisuun henkilökohtainen suostumus. Lasten kohdalla huoltajan suostumus kuvaamiseen vaaditaan aina, kaikissa tiloissamme.

Peruutukset ja muutokset

Palvelutorin tilat ovat erittäin kysyttyjä, joten ilmoita mahdollisista peruutuksista tai muutoksista ensi tilassa

Purku ja pystytys

Huomioithan, että tilaisuuden pystytys- ja purkutyöt täytyy tehdä saman päivän aikana. Tutustuthan Palvelutorin aukioloaikoihin.

Palvelutorilla ei voi varastoida tavaraa.

Tilaisuuden järjestäjänä vastaat siitä, että tilat jätetään siihen kuntoon, jossa ne olivat paikalle tullessa. Palvelutorilla on vain viisi (5) pöytää tapahtumakäyttöön, joten tuo omat pöydät mukanasi, jos vain mahdollista. Jos toivot käyttöösi Palvelutorin pöytiä, ilmoitathan tästä varausta tehdessäsi.

Näin löydät perille

Saapumisohjeet ja Ison Omenan palvelutorin aukioloajat löytyvät täältä.

  • Palvelutorilla ei ole ilmaisia pysäköintipaikkoja tapahtumanjärjestäjille.

Tutustu Palvelutorin esteettömyystietoihin.

Tapahtumapäivänä

Tilaisuuden järjestäjänä vastaat kaikista tilaisuuden järjestelyistä itsenäisesti. Sujuvien tilaisuuksien varmistamiseksi on siis ensisijaisen tärkeää, että toimit sovittujen ohjeiden ja sääntöjen mukaisesti.

  • Nouda kokoustilojen avaimet infopisteestä ja palauta ne sinne varauksesi päättyessä. Ota mukaan kuvallinen henkilöllisyystodistus, kuten esimerkiksi henkilökortti.
  • Sovi opasteista ja kylteistä aina etukäteen henkilökunnan kanssa. Palvelutorin seiniin ei saa kiinnittää opasteita.
  • Palvelutorin tapahtumanjärjestäjien käytössä ovat Palvelutorin yleiset wc:t. Suurimmat wc-tilat löytyvät kauppakeskuksen puolelta HUS:n vierestä, kahvilaa vastapäätä.

Vahingonkorvausvastuu

Asiakas on vastuussa vahingosta tai likaantumisesta, jonka hän aiheuttaa tilalle tai varusteille. Palvelutorilla on oikeus laskuttaa koituneet vahingot tai ylimääräinen siivous asiakkaalta.

Asiakkaiden huomiointi

Palvelutori on julkista asiointitilaa, jossa tilaisuudet saavat hyvin näkyvyyttä. Muistathan kuitenkin huomioida muut asiakkaat siten, että takaat heille esteettömän pääsyn peruspalveluiden äärelle.

Jos mielessäsi on kysyttävää, autamme mielellämme.

Tervetuloa Palvelutorille!